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Kassenbücher richtig führen

Bei bargeldintensiven Betrieben prüft das Finanzamt verstärkt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Werden hierbei Mängel festgestellt, nimmt das Finanzamt schnell Umsatz-Hinzuschätzungen vor. Auch Autohäuser werden davon nicht verschont. Insbesondere beim Gebrauchtwagen-Handel können Bar-Verkäufe eine wesentliche Rolle spielen. Nachfolgend zeigen wir daher nochmals auf, wie Kassenbücher – nach Ansicht der Finanzverwaltung – richtig geführt werden.

Ordnungsgemäße Kassenführung

Nach dem Gesetz verlangt eine ordnungsgemäße Buchführung, dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

Darüber hinaus hat der Gesetzgeber keine Vorschriften erlassen, wie eine Kasse genau zu führen ist. Die Regeln hierfür sind in der Literatur und von den Gerichten aus den allgemeinen Buchführungsvorschriften abgeleitet worden.

Nachfolgend die wichtigsten Regeln zusammengefasst:

  • Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich und nach der zeitlichen Reihenfolge aufzuzeichnen. Eine nachträgliche Erfassung für einen längeren Zeitraum ist nicht ordnungsgemäß.
  • Jeder Eintrag im Kassenbuch setzt einen Beleg voraus. Ist dies ausnahmsweise nicht der Fall, ist ein Eigenbeleg zu erstellen. Auf dem Beleg muss das Datum der Barzahlung ersichtlich sein, ggf. ist dieses handschriftlich zu ergänzen. Zahlt das Unternehmen selbst eine Rechnung in bar, sollten Sie sich auf dem Beleg die Barzahlung mit Datum gegenzeichnen lassen.
  • Die Belege der Bareinnahmen bzw. Barausgaben sollen nummeriert werden, um dem jeweiligen Eintrag im Kassenbuch direkt zugeordnet werden zu können.
  • Privateinlagen und -entnahmen sowie Auszahlungen aus der Kasse auf betriebliche Bankkonten oder Geldtransite zwischen mehreren Kassen sind ebenfalls täglich aufzuzeichnen.
  • Bareinnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
  • Die Aufzeichnungen sind centgenau vorzunehmen.
  • Es muss stets die sogenannte Kassensturzfähigkeit gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass der im Kassenbuch ausgewiesene Sollbestand mit dem tatsächlich vorhandenen Istbestand der Kasse übereinstimmt.
  • Der Bestand des Kassenbuchs ist in regelmäßigen Zeitabständen durch Nachzählen zu überprüfen. Festgestellte Kassendifferenzen müssen gesondert ausgewiesen und entsprechend verbucht werden.

Es ist darüber hinaus sicherzustellen, dass die Eintragung im Kassenbuch nicht in der Weise verändert werden kann, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist oder nicht feststellbar ist, ob die Eintragung ursprünglich oder erst später vorgenommen wurde.

Wird das Kassenbuch unter Einsatz eines EDV-Programms geführt, gelten auch hier dieselben Anforderungen, die auch für die manuellen Kassenbücher zu beachten sind. Es muss daher auch bei EDV-Kassenbüchern sichergestellt sein, dass nachträgliche Veränderungen nicht möglich sind oder durch das Kassenprogramm nachvollziehbar dokumentiert werden.

Lassen sich im EDV-Programm hingegen nachträglich Änderungen vornehmen, hat zusätzlich ein täglicher Ausdruck des Kassenbestands zu erfolgen.

Fazit

Auch wenn nicht immer praktisch, ist auf eine ordnungsgemäße Kassenführung zu achten. Nur so werden Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung umgangen.

Nicht jeder Fehler in der Kassenführung muss jedoch Auswirkungen auf die steuerliche Bemessungsgrundlage haben bzw. zur Hinzuschätzung berechtigen. Denn trotz aller Vorgaben ist es wichtig, dass die Kassenbuchführung händelbar bleibt.

In Zweifelsfragen können Sie uns gerne kontaktieren!

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