Seitenbereiche
Inhalt

Ablage und Archivierung der Geschäftsdokumente

Was kann zum 31.12.2014 vernichtet werden?

Aufbewahrungspflichten und -fristen

Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten. Aufbewahrungspflichtige Dokumente sind u.a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente. Dabei gilt für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Aufzeichnungen über Überschusseinkünfte eine solche von 6 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für elektronisch archivierte Dokumente und Belege.

Elektronisch übermittelte Dokumente

Werden steuerlich relevante Dokumente elektronisch übermittelt, sind diese nach den allgemeinen Grundsätzen aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern betreffend der Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen hin (Verfügung v. 19.05.2014, S 0317.1.1-3/3 St42). „Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten…“, so das Amt. Denn der Ausdruck würde lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellen und sei „beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt“. Bei elektronischer Archivierung muss eine umfassende System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Hier muss aufgezeichnet sein, „auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden“.

Stichtag 31.12.2014

Am 31.12.2014 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 vernichtet werden, sofern in den Dokumenten 2004 der letzte Eintrag erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2008 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2008 und früher können ebenfalls vernichtet werden. Dies gilt nicht, sofern die Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Stand: 27. November 2014

Bild: DrBest - Fotolia.com

Über uns: Wir von Heimbrock & Winkler sind Ihr Steuerberater mit Standort in Dresden, Hannover und Köln. Wir betreuen kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Freiberufler wie Architekten, Ärzte, Ingenieure sowie Privatpersonen. In unserer Spezialabteilung AUTOHAUS beraten wir zum Thema Buchhaltung nach SKR51, Autohändler, Autowerkstätten sowie Betriebe im KFZ Gewerbe bzw. in der KFZ Branche. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch!

Cookies

Diese Website verwendet Cookies und andere Verfahren zur Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät ("Speicherverfahren"), um Ihnen ein optimales Nutzungserlebnis zu bieten. Einige dieser Speicherverfahren sind für den Betrieb der Website technisch notwendig. Andere Speicherverfahren können für statistische Auswertungen eingesetzt werden. Sie entscheiden selbst, ob Sie eine technisch nicht notwendige Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät durch Cookies oder andere Speicherverfahren zulassen wollen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung oder im Impressum.

Details anzeigen

Technisch notwendig
Cookies oder andere Speicherverfahren, die unbedingt notwendig sind, um die Website zu betreiben und wesentliche Sicherheitsfunktionen auszuführen.

Für statistische Zwecke
Cookies oder andere Speicherverfahren, mit denen wir anonymisierte Daten für Statistiken und Analysen erfassen, die uns helfen, unsere Website und deren Inhalte stetig zu optimieren.

Mit diesem QR-Code gelangen Sie schnell und einfach auf diese Seite
Mit diesem QR-Code gelangen Sie schnell und einfach auf diese Seite

Scannen Sie ganz einfach mit einem QR-Code-Reader auf Ihrem Smartphone die Code-Grafik links und schon gelangen Sie zum gewünschten Bereich auf unserer Homepage.