Handlungsbedarf für Unternehmen ab 1. Januar 2027:
Eine der größten Reformen im deutschen Umsatzsteuerrecht tritt für einen Großteil der Unternehmen in die nächste entscheidende Phase: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen für ihre Ausgangsumsätze an andere Unternehmen erstellen. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass auch die Eingangsrechnungen ihrer Lieferanten als ordnungsgemäße E-Rechnungen eingehen.
Nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro profitieren von einer verlängerten Übergangsfrist. Für sie wird die Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich erst ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend.
Weitere Ausnahmen gelten unter anderem für:
- Kleinunternehmer,
- Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie
- Rechnungen an ausländische Kunden.
Bereits im Jahr 2026 zeigt sich, dass viele Unternehmen ihre Prozesse auf die E-Rechnung umgestellt haben und elektronische Rechnungen versenden. Die Erfahrungen aus der Praxis machen jedoch deutlich, dass die Umsetzung noch nicht überall reibungslos funktioniert.
Bis zum 1. Januar 2027 sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob bei der Erstellung, dem Empfang und der Verarbeitung von E-Rechnungen noch Anpassungen erforderlich sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Wie bereits in früheren Beiträgen erläutert, besteht eine E-Rechnung aus einem strukturierten XML-Datensatz.
Beim Format XRechnung besteht die Rechnung ausschließlich aus diesem XML-Datensatz. Um die enthaltenen Informationen lesen und verarbeiten zu können, ist daher eine geeignete Software erforderlich.
In der Praxis wird häufig das ZUGFeRD-Format verwendet. Dieses enthält neben dem XML-Datensatz zusätzlich eine PDF-Bildkomponente, die eine für den Menschen leicht lesbare Darstellung der Rechnung ermöglicht.
Dabei ist jedoch ein wichtiger Punkt zu beachten:
Die PDF-Datei dient lediglich der Visualisierung. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz.
Weicht die PDF-Darstellung vom XML-Datensatz ab oder enthält der XML-Datensatz Fehler, kann daher trotz einer optisch vollständig und korrekt erscheinenden PDF-Datei eine fehlerhafte E-Rechnung vorliegen.
Zur Visualisierung von XML-Rechnungen stellt die Finanzverwaltung ein einfaches Tool zur Verfügung:
ELSTER E-Rechnungsviewer:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Damit können insbesondere kleinere Unternehmen, die nur wenige XRechnungen erhalten und keine eigene E-Rechnungsplattform – beispielsweise von DATEV oder einem anderen Anbieter – nutzen, XRechnungen lesbar machen.
E-Rechnungen technisch prüfen und validieren
Da Fehler im XML-Datensatz auftreten können, ist eine technische Prüfung – die sogenannte Validierung – der E-Rechnung auf formelle und inhaltliche Fehler erforderlich.
Die Finanzverwaltung stellt klar, dass diese Validierung sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Rechnungen notwendig ist.
Nur durch eine entsprechende Prüfung kann festgestellt werden, ob eine E-Rechnung die formellen Anforderungen erfüllt und der Vorsteuerabzug nicht durch technische oder formelle Fehler gefährdet wird.
Welche Möglichkeiten zur Validierung gibt es?
Die technische Prüfung von E-Rechnungen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.
DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online bietet eine automatische Validierung von E-Rechnungen.
Nutzen Sie DATEV Unternehmen online, wird Ihnen angezeigt, welche E-Rechnungen gegebenenfalls nicht dem vorgeschriebenen Datensatz bzw. den technischen Anforderungen entsprechen.
Damit können fehlerhafte Rechnungen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls beim Rechnungssteller reklamiert werden.
DATEV E-Rechnungsplattform
Auch auf der DATEV E-Rechnungsplattform erfolgt eine entsprechende Prüfung.
Wird die Plattform als zentrale Drehscheibe für eingehende und ausgehende E-Rechnungen genutzt, können die Rechnungen auf ihre technische Konformität überprüft werden.
Die Nutzung der Plattform als Eingangsportal für E-Rechnungen ist kostenlos.
Andere DMS- und Finanzbuchhaltungssysteme
Werden im Unternehmen andere Dokumentenmanagementsysteme oder Finanzbuchhaltungsprogramme eingesetzt, sollten auch diese über geeignete Validierungsfunktionen verfügen.
Viele Softwareanbieter haben entsprechende Prüfmechanismen inzwischen in ihre Systeme integriert.
Unternehmen sollten daher rechtzeitig prüfen, welche Funktionen die eingesetzte Software bietet und wie fehlerhafte E-Rechnungen im jeweiligen System kenntlich gemacht werden.
Was passiert bei Validierungsfehlern?
Ergibt die technische Prüfung einen Formatfehler, entspricht die E-Rechnung nicht den technischen Vorgaben der EN 16931.
Bis zum 31. Dezember 2026 können solche fehlerhaften E-Rechnungen noch als „sonstige Rechnungen“ zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Stellen Unternehmen bereits heute fest, dass Lieferanten E-Rechnungen mit Validierungsfehlern übermitteln, sollten sie ihre Lieferanten frühzeitig darauf hinweisen.
Damit bleibt ausreichend Zeit, bestehende Fehler in den Systemen und Prozessen bis zum 1. Januar 2027 zu beheben.
Ab 2027 kann eine fehlerhafte E-Rechnung den Vorsteuerabzug gefährden
Ab dem 1. Januar 2027 gilt:
Eine fehlerhafte E-Rechnung stellt keine ordnungsgemäße E-Rechnung mehr dar und berechtigt daher grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.
Entspricht ein übermittelter Datensatz nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung, kann zudem der zivilrechtliche Anspruch auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung vor den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass die technische Prüfung von Eingangsrechnungen künftig erheblich an Bedeutung gewinnt.
Vorsteuerabzug ab 2027: Fehlerfreie E-Rechnung erforderlich
Ab dem 1. Januar 2027 ist der Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Unternehmen – soweit diese weder unter die verlängerte Übergangsfrist noch unter eine andere Befreiung von der E-Rechnungspflicht fallen – nur möglich, wenn eine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegt.
Dabei müssen die bisherigen gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung künftig vollständig im XML-Datensatz enthalten sein.
Es reicht nicht aus, wenn einzelne Pflichtangaben lediglich in einer zusätzlichen Anlage oder ausschließlich in der PDF-Sichtkomponente enthalten sind.
Gerade bei ZUGFeRD-Rechnungen sollte daher nicht allein auf die optische Darstellung der PDF-Datei vertraut werden.
Unternehmensinterne Prozesse an die E-Rechnung anpassen
Die Prüfung, ob eine fehlerfreie E-Rechnung eingegangen ist, kann nur beim Rechnungseingang im Unternehmen erfolgen.
Neben der bisherigen inhaltlichen Rechnungsprüfung kommt damit künftig eine weitere Aufgabe hinzu:
Auch die technische Ordnungsmäßigkeit der E-Rechnung muss geprüft werden.
Solange keine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegt, können Zahlungen verweigert oder auf den Nettobetrag der Rechnung beschränkt werden.
Der Upload und die anschließende Verbuchung einer bereits als fehlerhaft erkannten E-Rechnung sind daher nicht sinnvoll.
Unternehmen sollten stattdessen klare interne Abläufe schaffen, wie mit fehlerhaften Eingangsrechnungen umzugehen ist und wer für die Kommunikation mit dem jeweiligen Lieferanten verantwortlich ist.
Praxishinweise zur Verarbeitung von E-Rechnungen
Aus unseren bisherigen Erfahrungen in der Finanzbuchhaltung ergeben sich weitere Punkte, die Unternehmen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen berücksichtigen sollten.
XML-Datensatz muss erhalten bleiben
Wird im Unternehmen eine digitale Belegarchivierung mit digitalen Eingangsstempeln verwendet, ist es in der Praxis bereits vorgekommen, dass bei der weiteren Bearbeitung der ursprüngliche XML-Datensatz verloren gegangen ist und lediglich die PDF-Sichtkomponente gespeichert wurde.
Dies sollte künftig unbedingt vermieden werden.
Bei jeder unternehmensinternen Verarbeitung und Prüfung einer E-Rechnung müssen sowohl die Eigenschaft als E-Rechnung als auch der ursprüngliche XML-Datensatz unverändert erhalten bleiben.
Die E-Rechnung sollte daher während des gesamten Bearbeitungs- und Archivierungsprozesses in ihrer ursprünglichen Form erhalten werden.
E-Rechnungen möglichst nicht ausdrucken und neu einscannen
Ebenso sollte vermieden werden, E-Rechnungen auszudrucken, um darauf handschriftliche Prüf- oder Bearbeitungsvermerke anzubringen.
Soweit dies für interne Prüfungszwecke erforderlich ist und keine digitale Alternative besteht, kann ein Ausdruck zwar zusätzlich genutzt werden. Bestandteil der Buchführung muss jedoch stets die originale E-Rechnung bleiben.
Ein anschließend eingescannter Papierausdruck sollte daher nicht anstelle der ursprünglichen E-Rechnung in DATEV Unternehmen online hochgeladen werden.
In DATEV Unternehmen online werden die Rechnungen revisionssicher für zehn Jahre archiviert und stehen damit auch für etwaige Betriebsprüfungen zur Verfügung.
Eine zusätzliche Speicherung der Rechnungen im Unternehmen ist daher nicht zwingend erforderlich.
E-Rechnung 2027: Das sollten Unternehmen jetzt prüfen
Bis zum gesetzlichen Stichtag am 1. Januar 2027 verbleibt nur noch wenig Zeit.
Unternehmen sollten deshalb bereits jetzt prüfen:
- Werden ausgehende E-Rechnungen technisch korrekt erstellt?
- Werden eingehende E-Rechnungen automatisch oder manuell validiert?
- Ist sichergestellt, dass der XML-Datensatz bei der internen Verarbeitung erhalten bleibt?
- Werden Validierungsfehler erkannt und dokumentiert?
- Gibt es einen klaren Prozess für die Rückmeldung an Lieferanten bei fehlerhaften Rechnungen?
- Unterstützt die eingesetzte Buchhaltungs- oder DMS-Software die technische Validierung?
- Werden E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form ordnungsgemäß archiviert?
Wer bereits jetzt fehlerhafte E-Rechnungen erhält oder versendet, sollte die verbleibende Zeit nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Prozesse anzupassen.
Fazit: Jetzt Prozesse für die E-Rechnung überprüfen
Die E-Rechnung ist längst kein reines Zukunftsthema mehr. Viele Unternehmen arbeiten bereits heute mit elektronischen Rechnungen.
Mit dem 1. Januar 2027 steigen jedoch die Anforderungen an die technische Richtigkeit und Verarbeitung der E-Rechnungen nochmals deutlich.
Unternehmen sollten deshalb sowohl ihre eingehenden als auch ihre ausgehenden E-Rechnungen verstärkt überprüfen und gleichzeitig ihre internen Prozesse anpassen. So können Fehler im XML-Datensatz frühzeitig erkannt und Probleme bei der Verarbeitung von E-Rechnungen vermieden werden.
Sie haben Fragen zur E-Rechnung oder sind unsicher, ob Ihre Prozesse für 2027 richtig aufgestellt sind?
Sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie bei Fragen zur praktischen Umsetzung und zur Verarbeitung von E-Rechnungen.
Ihr Heimbrock Winkler-Team
Erscheinungsdatum:
