EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen – geordnet nach Unternehmensgröße

Ab dem 07.06.2026 gelten neue Pflichten zur Entgelttransparenz und Gehaltstransparenz für Arbeitgeber. Ein deutsches Umsetzungsgesetz liegt derzeit noch nicht vor. Unternehmen sollten jedoch nicht abwarten: Die Vorgaben der EU-Entgelttransparenzrichtlinie sind bereits heute zu berücksichtigen und werden von Gerichten zunehmend herangezogen.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen dazu, Vergütungssysteme transparenter zu gestalten, Entgeltlücken offenzulegen und neue Berichtspflichten zu erfüllen. Die Richtlinie muss von allen EU-Mitgliedstaaten bis zum 07.06.2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Die Bundesregierung wird dies voraussichtlich nicht rechtzeitig umsetzen. Dennoch sollten Sie sich vorbereiten, da die Richtung vorgezeichnet ist. Besonders Autohäuser, Kfz-Betriebe und mittelständische Unternehmen sollten jetzt prüfen, welche Maßnahmen je nach Unternehmensgröße erforderlich sind und wie sie sich auf mögliche Auskunftsansprüche und Equal-Pay-Risiken vorbereiten können.

Für alle Unternehmen – unabhängig von der Größe

Grundpflichten

Ab dem 07.06.2026 gelten folgende Pflichten grundsätzlich für jeden Arbeitgeber:

1. Stellenanzeigen anpassen: konkretes Einstiegsgehalt oder Gehaltsspanne angeben. Formulierungen wie „Vergütung nach Vereinbarung“ reichen künftig nicht mehr aus. Alternativ muss die Gehaltsspanne spätestens vor dem Vorstellungsgespräch mitgeteilt werden.
2. Die Frage nach dem bisherigen Gehalt im Vorstellungsgespräch streichen (nicht mehr zulässig). Die Frage nach den Gehaltsvorstellungen bleibt weiterhin erlaubt.
3. Gehaltsgeheimhaltungsklauseln in bestehenden Arbeitsverträgen prüfen und gegebenenfalls entfernen.
4. Vergütungskriterien schriftlich festhalten (z. B. Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen) und für alle Mitarbeitenden zugänglich machen.
5. Einen internen Auskunftsprozess einrichten: Wer beantwortet Gehaltsanfragen? Die Antwortfrist beträgt zwei Monate.
6. Mitarbeitende mindestens einmal jährlich aktiv über ihr Auskunftsrecht informieren.

Achtung

Können Sie bei einer Anfrage keine Auskunft erteilen, kehrt sich die Beweislast um. Sie müssen dann nachweisen, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt.

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Zusätzliche Pflichten nach Unternehmensgröße

Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden

Es besteht keine Berichtspflicht. Alle Grundpflichten gelten jedoch uneingeschränkt.

1. Gehaltsübersicht erstellen: Alle Entgeltbestandteile erfassen (Grundgehalt, Provisionen, Boni, Sachbezüge) und nach Tätigkeitsbereich sowie Geschlecht auswerten.

   Beispiel im Autohaus:

   • Verkauf
   • Kundendienst/Werkstatt
   • Teiledienst
   • Verwaltung
2. Gleichwertige Tätigkeiten definieren und Entgeltlücken von 5 % oder mehr identifizieren.
3. Historisch gewachsene Gehaltsunterschiede prüfen und gegebenenfalls einen Korrekturplan entwickeln.

Hinweis

Auch ohne Berichtspflicht können Nachzahlungsansprüche, Zinsen und Schadenersatzforderungen entstehen, wenn Beschäftigte Auskunft verlangen und eine nicht sachlich begründbare Entgeltlücke von 5% oder mehr festgestellt wird.

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Unternehmen mit 100 bis 149 Mitarbeitenden

Erstmalige Berichtspflicht bis zum 07.06.2031 (Berichtsjahr 2030), danach alle drei Jahre.

1. Alle Grundpflichten umsetzen.
2. Bereits heute eine belastbare Datenbasis aufbauen und Vergütungsdaten strukturiert erfassen.
3. Prozesse für Datenlieferung, Freigabe und Reporting definieren.
4. Entgeltlücken von 5 % oder mehr sachlich begründen oder innerhalb von sechs Monaten schließen. Andernfalls ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Mitarbeitervertretung erforderlich.

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Unternehmen mit 150 bis 249 Mitarbeitenden

Erstmalige Berichtspflicht bis zum 07.06.2027 (Berichtsjahr 2026), danach alle drei Jahre.

1. Alle Grundpflichten umsetzen.
2. Vergütungsdaten für 2026 bereits jetzt strukturiert erfassen.
3. Reporting-Verantwortlichkeiten, Fristen und Freigabeprozesse festlegen.
4. Entgeltlücken von 5 % oder mehr begründen oder schließen.

Achtung

Der erste Bericht ist bereits in einem Jahr fällig. Die Datenbasis muss das gesamte Jahr 2026 abdecken. Sofortiges Handeln ist erforderlich.

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Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitenden

Erstmalige Berichtspflicht bis zum 07.06.2027 (Berichtsjahr 2026), danach jährlich.

1. Alle Grundpflichten umsetzen.
2. Vergütungsdaten für 2026 sofort erfassen.
3. Ein vollständiges Reporting-System mit klar definierten Verantwortlichkeiten aufbauen.
4. Entgeltlücken von 5 % oder mehr begründen oder schließen. Andernfalls ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit dem Betriebsrat erforderlich.

Eine arbeitsrechtliche Begleitung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wird empfohlen.

Höchste Dringlichkeit

Der erste Bericht bezieht sich auf das laufende Jahr 2026. Ohne belastbare Datenbasis ab heute ist eine fristgerechte Erfüllung kaum möglich.

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Besonders zu beachten: Variable Vergütung

Der Entgeltbegriff der EU-Entgelttransparenzrichtlinie umfasst sämtliche Vergütungsbestandteile und geht deutlich über das reine Grundgehalt hinaus.

Hierzu zählen insbesondere:

• Grundgehalt
• Provisionen
• Boni
• Prämien
• Dienstwagen
• Sachbezüge
• Zuschläge

Zusätzlich sollten Arbeitgeber:

1. Variable Vergütungsbestandteile über mindestens drei Jahre dokumentieren.
2. Bonusberechnungen schriftlich festhalten.
3. Bei Teilzeitkräften und Rückkehrenden aus der Elternzeit Ziele und Provisionsmodelle anteilig („pro rata“) berechnen.

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Wie wir Sie unterstützen können

Gerade für Autohäuser, Kfz-Werkstätten und mittelständische Unternehmen kann die Aufbereitung der Vergütungsdaten eine erhebliche organisatorische Herausforderung darstellen.

Als Ihre Steuerkanzlei können wir auf Wunsch eine strukturierte Datengrundlage aus der Lohnabrechnung bereitstellen:

• Vollständige Aufbereitung aller Entgeltbestandteile
• Auswertung nach Mitarbeitenden, Tätigkeitsbereich, Wochenarbeitszeit und Geschlecht
• Strukturierte Übersicht für interne Analysen und die Vorbereitung auf künftige Berichtspflichten
• Transparente Darstellung möglicher Entgeltabweichungen

Beispieltabelle nach Aufbereitung

Hinweise

PNR = Personalnummer
WAZ = Wochenarbeitszeit

Ob aus einzelnen Abweichungen tatsächlich Handlungsbedarf entsteht, hängt von weiteren Kriterien ab, beispielsweise:

• Qualifikation
• Kompetenzen
• Betriebszugehörigkeit
• Fortbildungen
• Spezielle Tätigkeitsbereiche

Die arbeitsrechtliche Bewertung sowie die Einordnung gleichwertiger Tätigkeiten sollten durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht erfolgen.

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Ihr nächster Schritt

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie betrifft Unternehmen jeder Größe. Je früher Arbeitgeber Transparenz in ihre Vergütungsstrukturen bringen, desto einfacher lassen sich spätere Auskunftsansprüche, Berichtspflichten und mögliche Equal-Pay-Risiken beherrschen.

Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie bei der Aufbereitung der erforderlichen Vergütungsdaten und schaffen die Grundlage für eine rechtssichere Umsetzung der neuen Anforderungen.

Ihr Heimbrock Winkler-Team